Компания Artcem основана в 2005 году. Статутный капитал компании 7 800 000 зл. (1,9 млн. Евро). Основной вид деятельности - производство и оптовая продажа цемента. На момент подписания договора автоматизации компания насчитывала 85 человек. Основными оперативными бизнес процессами были: закупка цемента насыпью, фасовка цемента, оптовая продажа порядка 200 реализаций в день и доставка цемента с поиском транспортных компаний. Использовали сайт для оформления заявок с отправкой их на почту и систему Symfonia от компании Sage для ведения оперативного и бухгалтерского учета.
- существенно ограниченные возможности по адаптации используемых на предприятии учетных систем под бизнес процессы предприятия;
- покупатель не мог отследить текущее состояние заявки и историю ее выполнения;
- не автоматизированный процесс учета стоимости транспортных услуг поставщика;
- не автоматизированный процесс по расчету стоимости услуг за доставку покупателю;
- не автоматизированный процесс по контролю исполнительной дисциплины;
- не автоматизированный процесс по контролю загрузки персонала.
В августе 2013 года на встрече в офисе компании Artcem нам были озвучены проблемы, описанные выше. Совместно было принято решение о создании сайта с возможностью оформления заявок, кастомизировать систему Modulsoft:ERP под процессы предприятия и внедрить ее. В конце августа был подписан договор. И с января 2014 года компания Artcem ввела в промышленную эксплуатацию сайт и конфигурацию Modulsoft:ERP. В апреле 2014 года был подписан акт о принятии работ.
Оптовый покупатель цемента входит под своим аккаунтом на сайт artcem.pl и делает заявку, в которой выбирает необходимый товар, место доставки. Система стартует бизнес процесс в конфигурации ModulSoft:ERP, где проверяется наличие готовой продукции, задолженности покупателя и ставит соответствующие задачи пользователям сотрудникам компании Artcem. Если отгрузка клиенту разрешена, то система рассчитывает оптимальную стоимость транспортных затрат в зависимости от места доставки и регистрирует начало аукциона для поставщиков транспортных услуг на сайте http://artcem.pl/miniexchange/. В отведенное время поставщики транспортных услуг предлагают суммы, за которые они могут выполнить эту операцию, система подбирает наиболее оптимального поставщика, после чего отправляет ему все необходимые документы для доставки товара покупателю. Клиент при этом на сайте отслеживает все статусы своих заявок.
Согласно предложенных поставщиками сумм транспортных заявок на доставку товара система контролирует суммы взаиморасчетов с этими поставщиками.
Каждый сотрудник на рабочем столе программы имеет список задач для выполнения и их сроки. Руководители могут проанализировать загрузку каждого сотрудника, своевременность выполнения задач.
Используя оформленные системой документы, бухгалтерия в системе контролирует бухгалтерский и налоговый учет и формирует всю необходимую отчетность в государственные органы.
Реализованы также платежный календарь, товарный календарь, удобный почтовый клиент, интегрирован электронный документооборот, индивидуальные рабочие места директора, продавца, менеджера по закупкам, подключен кассовый аппарат, внедрен внутренний чат для коммуникации с клиентами, разработаны индивидуальные отчеты для владельцев бизнеса.
Только за счет экономии на доставки с помощью электронных торгов с поставщиками транспортных услуг и сокращения персонала, по оценкам компании Artcem, окупаемость внедренной системы составила 15 месяцев. Кроме того, значительно увеличилась скорость оформление заявки, при этом уменьшилось количество технических ошибок. У клиента появилась возможность отслеживать статусы своих заявок. Все это, без сомнения, положительно повлияло на лояльность клиентов компании Artcem и в дальнейшем отразится на увеличении ее прибыли.
